○ 목적

    업무아키텍처시스템은 서울시의 모든 업무를 대상으로 업무분류와 내용, 처리과정, 업무간 상관관계, 법규 및 사례 등을 입체적으로 분석하여 구축한 업무관리 매뉴얼로서 업무수행을 효율적으로 추진할 수 있도록 지원한다. 이 시스템은 업무담당자의 업무지식 파악, 노하우의 공동활용, 조직간 실무협의 등 신속하고 내실있는 업무매뉴얼로 활용할 수 있을것이다. 또, One-stop 서비스 등은 시민의 업무 문의에 전체적으로 대응할 수 있는 지식체계로 활용할 수 있다.

  ○ 개요

    장점을 모아~모아~ 업무아키텍처시스템을 만들다

    서울시 업무아키텍처시스템(e-업무매뉴얼)은 서울시의 모든 업무를 대상으로 업무분류와 내용, 처리과정, 업무 간 상관관계, 법규 및 사례 등을 입체적으로 분석하여 구축한 지식관리 업무 매뉴얼로서 업무수행을 효율적으로 추진할 수 있도록 지원한다.

    업무아키텍처시스템은 서울시 전체업무를 대상으로 행정혁신의 기반이 되는 지식관리 도구를 확보할 필요성과 정보기술을 활용한 업무지식 강화의 필요성 때문에 구축되었다. 이 시스템은 그동안 서울시 각 부서에서 운영 중인 전자직무 매뉴얼과 서울시 정보기술아키텍처(EA)에서 체계적으로 분석한 업무아키텍처의 장점을 결합하여 새로운 차원의 e-업무매뉴얼을 구성했다는 점과 조직중심에서 업무기능 중심으로 Top-down 방식으로 접근했다는 점, 논리적이고 과학적인 정보기술아키텍처(EA)의 아키텍처를 도입·활용했다는 점, 사용자의 편의성 등 기존 시스템의 장점을 수용하여 발전했다는 점 등의 특징이 있다

    e-업무매뉴얼의 구성체계는 서울시 전체 16개 업무(주기능 : 9개, 지원기능 : 7개)를 중심으로 해당업무를 한눈에 파악할 수 있게 개념적으로 표현한 업무기능 연관도와 업무기능을 구체적으로 표현 한 프로세스 구성도, 이를 기반으로 업무 담당자 수준에서 구체적으로 활용할 수 있는 업무기술서로 구성되어 있다.

    사용자 위주의 시스템, 계속 업데이트해주세요~

    업무아키텍처시스템의 성공요인은 업무를 체계적이고 과학적으로 표현하기 위해 정보기술 아키텍처(EA) 방법론으로 접근했다는 점과 ISP정보화사업과 연계하여 e-업무매뉴얼 변화관리 체계(조직,프로세스)를 마련했다는 점, 활용하기 쉽고 알기 쉽게 사용자 위주의 시스템을 구축했다는 점이다.

    장애요인은 Prototype방식 적용으로 사용자 요구사항 도출이 어렵다는 것과 e-업무매뉴얼의 현행화가 어렵다는 것이다. 따라서 실·국별 e-업무매뉴얼 관리자를 지정하여 수시 또는 연 1회 정기점검을 통해 변동자료를 업데이트해야 한다.

  ○ 주요내용

    정보자원관리를 위한 정보기술의 최 상위 전략기반 마련

    먼저 전략적 측면에서 본다면 서울시 전체업무를 조직의 범위를 벗어나 기능 중심으로 분석하여 활용할 수 있다는 것과 서울시가 시정전략, 조직 등 전체적이고 효율적인 변화관리를 수행하기 위한 업무지식의 기반을 제공했다는 것이다. 이는 성과중심의 정보자원관리를 위한 정보기술의 최 상위 전략기반을 마련한 것으로 볼 수 있다

    업무적 측면에서 본다면 업무담당자의 업무지식 파악이나 노하우의 공동 활용, 조직간 실무협의 등 신속하고 내실 있는 업무매뉴얼로 활용가능하다는 점이다. 또 One-stop서비스 등 시민의 업무 문의에 전체적으로 대응할 수 있는 지식체계로도 활용할 수 있다. 정보화 측면에서 보면 정보화사업 기획 단계에서 의사결정정보로 활용할 수 있고 사업타당성 및 예산타당성 검토 시 해당업무 및 관련업무 간 연관관계를 파악함으로서 정보시스템의 중복개발을 방지하고 ISP 및 정보시스템 구축 등 정보화 사업 추진 시 업무분석 자료로 제공될 수 있다.

    e-업무매뉴얼을 도입할 때는~

    서울시는 EA(Enterprise Architecture) 변화관리체계를 마련하기 위해 EA에서 가장 핵심인 업무아키텍처를 활용하여 e-업무매뉴얼(업무아키텍처시스템)을 구축하였다. 이를 통해 조직 내부적으로는 정보화사업 타당성 검토 시 해당업무의 주요기능과 상관관계를 파악하거나, 업무분석 및 요구사항 조사 시 업무부서와의 커뮤니케이션 툴로 활용하고 있다.

    향후 서울시는 e-업무매뉴얼의 활용도를 극대화하기 위해 e-업무매뉴얼 기반의 지식관리 시스템을 구축할 예정이며 향후 도입될 BPM(Business Process Management)과 연계할 예정이다. 최근 공공부문 ITA(EA)도입 의무화 법률(’05. 12월)로 인해 타 공공기관 및 민간기업에서 EA도입을 검토하면서 서울시가 EA를 활용한 모범적인 사례로 벤치마킹하고 있다. 방문기관에서 EA활용 및 조직의 혁신 수단으로 가장 관심을 많이 갖는 것이 e-업무매뉴얼이다.

    타 공공기관 및 민간기업에서 e-업무매뉴얼을 도입하기 위해 고려해야 할 사항은 e-업무매뉴얼의 운영조직이다. e-업무매뉴얼은 법·제도 및 담당자 변경 시 실시간으로 해당정보를 갱신해야 하기 때문에 반드시 업무부서에서 변화 관리할 수 있는 체계를 마련해야 하고, 조직 전반을 통제할 수 있는 조직에서 총괄적으로 운영할 수 있는 기반을 마련해야 할 것이다. 둘째, 업무부서 사용자가 변경 정보를 실시간으로 갱신하고, 접근이 용이하도록 시스템을 구축해야 할 것이다. 셋째, e-업무매뉴얼을 업무기반의 지식관리시스템으로 활용할 수 있는 방안을 마련해야 할 것이다.